Existen errores habituales en la devolución de impuestos en empresas de transporte que pueden generar lentitud en la recuperación o, incluso, la nulidad de la percepción.
Identificar y solucionar estos errores puede ayudarte a optimizar el proceso y a obtener los reembolsos en tiempo y forma. Te invitamos a descubrirlos.
Devolución de impuestos: ¿por qué es importante realizar una gestión óptima?
Frente al aumento de los costes de combustibles que vivimos en los últimos meses, las empresas de transporte profesional se han sumergido en la búsqueda de una mayor eficiencia y rentabilidad.
El ahorro en hidrocarburos, las apuestas por sistemas de control de flota y la revisión exhaustiva de la cadena de suministro son algunas de las medidas más populares para alcanzar la optimización y ahorro de costes.
Sin embargo, existe un elemento central que impacta en la rentabilidad: los impuestos. Además de las tasas que debe pagar cualquier empresa o emprendimiento particular, como el IRPF en el caso de los autónomos o el Impuesto sobre Sociedades, quienes componen el sector transporte se encuentran con otros gravámenes que inciden sobre su estructura de costos. El principal es el impuesto sobre hidrocarburos, pero también podemos mencionar el IVA que se abona en los consumos realizados en rutas internacionales. Afortunadamente, existen normativas que garantizan la neutralidad impositiva y ofrecen beneficios a transporte profesional.
Por ello, la devolución de impuestos de transporte representa una gran oportunidad para minimizar costes y aumentar la rentabilidad de este tipo de negocio.
Gestionar adecuadamente la devolución de impuestos en empresas de transporte significa conocer de primera mano todo el proceso implicado en este trámite y llevarlo adelante de forma correcta. Entre otras tareas, siempre se debe inscribir a la empresa o transportista particular en la entidad correspondiente, recabar los documentos adecuados, contemplar los plazos de presentación de los mismos, entre otras cuestiones relevantes.
Errores generales en la devolución impuestos
Si bien la gestión de la devolución de impuestos de transporte puede ser realizada de manera particular por la empresa involucrada o el transportista individual, existen muchos errores habituales como consecuencia de la falta de conocimiento de este proceso complejo.
Recordemos que este tipo de trámite demanda tanto tiempo como conocimientos específicos, respecto de la normativa, los plazos y los requerimientos para presentar las solicitudes.
Veamos cuáles son estos errores típicos para poder evitarlos.
Documentación incompleta o incorrecta
La devolución de IVA e impuestos especiales puede ordenarse en dos instancias. En un primer momento, la empresa interesada debe inscribirse en los registros correspondientes (por ejemplo, en el Censo de Beneficiarios del Gasóleo Profesional en el caso de España).
Luego, debe presentar documentación que respalde y compruebe los gastos realizados según la normativa vigente en cada país. En la mayoría de los casos, se exige la presentación telemática de facturas de peajes, repostajes, parkings, entre otros.
Nuestros especialistas suelen observar errores en ambas etapas. Los más habituales se dan en la segunda, cuando se pierden comprobantes o se presentan documentos inválidos como los tickets.
Para garantizar la recuperación, es necesario contar con facturas nominales de curso legal. Por eso, recomendamos recurrir a proveedores autorizados para emitir este tipo de comprobante y priorizar a aquellos que lo hagan digitalmente. Así, será más sencillo recopilarlos.
Amplía información: Recuperación de impuestos especiales en el transporte por carretera
Desconocimiento de los plazos y procedimientos
Otro error habitual es el incumplimiento de los plazos establecidos para presentar la solicitud de devolución. Recordemos que cada Estado cuenta con normas específicas de devolución, incluyendo los plazos.
En el caso de España, algunos plazos son:
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IVA: La solicitud se puede realizar de manera trimestral, con un mínimo de €400, o anualmente con un mínimo de €50. El plazo máximo para la solicitud del reembolso es el 30 de septiembre del año siguiente al período en el que se realizaron los gastos. Es decir, si se han pagado facturas fechadas al 30 de mayo de 2023, podrán presentarse hasta el 30 de septiembre de 2024.
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Gasóleo Profesional: La presentación es mensual y automática. El plazo de resolución varía entre uno y tres meses.
Amplía información: Todo sobre el Gasóleo Profesional en España
No mantener registros adecuados
En muchas situaciones, las empresas o los chóferes particulares no llevan un registro adecuado y actualizado sobre los gastos y consumos relacionados con su actividad profesional.
Sin esa información, resulta muy difícil estimar el importe a recuperar por cada gravamen y en cada territorio. A partir de entonces, se desencadenan distintos problemas. Puede que, al no dimensionar los costos, se opte por no realizar la solicitud de devolución, se realicen presentaciones sin cumplir los mínimos o superando los máximos exigidos o se recupere menos de lo debido.
Contar con procesos definidos para registrar gastos, recopilar facturas y visualizar el flujo de fondos es fundamental no sólo para la recuperación de impuestos sino también para la salud financiera de compañías y autónomos.
Desconocimiento de la normativa
Otro error común se basa en el desconocimiento de las normativas y regulaciones fiscales aplicables al transporte.
Recordemos que cada país define sus políticas fiscales. Por lo tanto, una empresa que realiza rutas en Portugal, España y Francia, deberá presentar diversas solicitudes de recuperación de impuestos frente a las distintas administraciones tributarias. Cada una de ellas tiene sus propios procedimientos, plazos y requisitos. Estos, además, cambian con frecuencia.
En España, por ejemplo, la devolución del gasóleo profesional está vigente desde 2019. Sin embargo, a principios de 2022 se estableció una bonificación extraordinaria, que ya fue objeto de sucesivas prórrogas.
Este es solo uno de los ejemplos que ilustran la velocidad con la que aparecen cambios y modificaciones. Por eso, es fundamental estar al tanto no sólo de los diferentes marcos regulatorios, sino también de las novedades. No hacerlo podría provocar incumplimientos o retrasos en las solicitudes.
Para más información, puedes leer nuestros artículos sobre: recuperación de IVA, Gasóleo Profesional en España y otros impuestos especiales en Europa.
Falta de asesoramiento profesional especializado
Al delegar la recuperación de impuestos, no siempre se opta por servicios profesionales especializados en transporte. Los gestores tradicionales conocen la normativa española, pero no suelen llevar a cabo trámites en otras geografías ni trabajar específicamente con la recuperación de gravámenes especiales.
De esta manera, es probable que no identifiquen la totalidad de impuestos que se pueden recuperar o que el proceso de presentación de solicitudes se vuelva tedioso.
Por lo tanto, si se pretende tercerizar esta tarea, recomendamos que se elija a un estudio o gestor que tenga experiencia en el rubro.
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