7 Buenas prácticas para garantizar pagos en tu flota

Hay muchos elementos diferentes que deben moverse en sintonía para hacer que un negocio funcione. Generar ventas es muy importante, y llevar a cabo una buena gestión de Recursos Humanos también es vital para poder desarrollar la operatividad de la empresa. No obstante, uno de los pilares fundamentales de la gestión empresarial y por lo tanto de tu flota de camiones es la correcta gestión de pagos y cobros que garantice la viabilidad económica.

Conforme al Observatorio Permanente de la Morosidad, el régimen sancionador de lucha contra la morosidad en el sector del transporte por carretera aprobado a finales de 2021 ha permitido mejorar los plazos de pago a los transportistas, observándose una tendencia muy positiva de reducción de los plazos en comparación con otros sectores de actividad. En este sentido, los medios de pago utilizados más habitualmente en el sector continúan siendo la trasferencia (67%), seguido del confirming (28%), el pagaré (5%) y el cheque (inferior al 1%).

Conociendo todo esto, a continuación te dejamos una serie de prácticas y consejos para garantizar y agilizar pagos en tu flota de camiones.

• Implanta políticas de cobro a la entrega: PayPal es una plataforma virtual en la que no es necesario el número de cuenta para realizar un pago, sencillamente con una dirección de correo, previamente registrada, y una contraseña se accede al proceso de pago y, de igual forma, la transacción es recibida en nuestra cuenta de PayPal como proveedor. Además, si nuestro cliente no tiene cuenta de PayPal, podrá pagar con tarjeta y el dinero será ingresado en nuestra cuenta de PayPal. Como en el caso del TPV Virtual, PayPal nos descontará un tanto por ciento por cada compra aunque no tendrá una cuota mensual. De esta forma, una vez realizada la entrega de una carga, podremos indicar los datos del pago a través de PayPal para que el cliente pueda realizarlo lo antes posible.

• Domicilia los cobros a tus clientes habituales: un domicilio de cobro es como una transferencia pero al revés. Es el proveedor el que dice a su banco que le cargue en la cuenta de su cliente el importe de la venta. La principal ventaja para el proveedor es que controla el proceso de cobro, es el que dice a su banco el importe y la fecha del cargo en cuenta. Mediante este sistema, al final de mes podremos enviar los recibos domiciliados a nuestros clientes según los trabajos realizados para así agilizar el proceso todo lo posible.
• Prueba el Factoring Bancario: realizado por una entidad externa que, tras analizar el grado de solvencia de los compradores, su clasificación conforme a la misma y la asignación de una línea de riesgo a cada uno de ellos, efectúa la gestión de cobro de las facturas que cede el cliente, administra las cuentas a cobrar, anticipa fondos y asegura créditos. No obstante, hay que tener en cuenta que contratar servicios de este tipo supone una pérdida de autonomía para la empresa, ya que además del pago de una comisión, se deberá informar sobre las circunstancias de cada comprador y garantizar la vigencia, legitimidad y validez de las facturas y documentos de crédito así como la obligación de otorgar poderes a la sociedad de factoring para litigar contra los deudores.

• Sé activo en los esfuerzos de facturación y cobro: asegúrate de que las facturas sean claras y completas, sin que falte información que pueda hacer que el departamento de contabilidad de nuestro cliente la expulse del sistema. También es recomendable conocer los procedimientos de pago de facturas de cada cliente, especialmente de los que más porcentaje de facturación acumulen. Por ejemplo, unos días antes del vencimiento de pago, puedes comunicarte con el departamento de contabilidad del cliente para asegurarte de que tienen todo lo necesario para realizar el pago, especialmente si la factura tiene un importe grande.
• Actúa rápido frente a las facturas impagadas: cuanto más se tarda en cobrar una cuenta pendiente, menos probable es que se cobre, ya sea parcialmente o en su totalidad. Debemos llamar o enviar un correo electrónico a los clientes el primer día que el pago se retrasa. Sin embargo, si el pago no se recibe dentro de un periodo de tiempo razonable o tras varios avisos, puede llegar a ser necesario comunicaciones más firmes, por ejemplo, una carta de reclamación. Por otro lado, para evitar facturas impagadas una gran opción es ofrecer descuentos por pronto pago según el volumen de la factura. Esta opción supone un coste, pero el aumento del flujo de caja puede merecer la pena.
• Negocia un plan de pagos con los clientes morosos: en el caso de clientes morosos, especialmente si la relación comercial es dilatada en el tiempo, puedes ofrecer la posibilidad de crear un plan de pagos a plazos asegurándote de establecer muy claras las condiciones, los nuevos plazos y de dejarlo todo por escrito. De esta forma no perderás clientes y demostrarás tu compromiso para con ellos.
• Gestiona de forma eficiente cobros y pagos: es necesario controlar, gestionar y hacer una buena planificación de todos los pagos que tenemos pendientes por parte de nuestros clientes. Para ello, será necesario crear las facturas correspondientes y hacer un seguimiento para garantizar su cobro en tiempo y en forma. Llevar un buen control de toda esta parte es fundamental para garantizar la liquidez de la empresa. Del mismo modo la gestión de pagos está íntimamente relacionada con las condiciones previamente acordadas con el proveedor. Es importante dejar claros el método y los tiempos de pago con antelación y luego cumplir con lo acordado. En la gestión de pagos tendrás que encargarte de pagar las facturas de los proveedores antes de la fecha de vencimiento.

Conocer a tus clientes, una buena comunicación con ellos y un sistema ágil para gestionar tus facturas y cobros son esenciales para la buena salud financiera de tu empresa. De esta forma, sumando una actitud proactiva por parte de tu empresa, podrás garantizar los pagos en los trabajos que realice tu flota.